أم حسام
*******
كتابة وإعداد الرسائل والتقارير الإدارية
يختلف التقرير باختلاف الهدف منة، سواء كان تقرير اداري او فني او ... الخ
والتقرير الناجح هو الذي يستطيع أن يمزج مزجا متوازنا بين كمية الشي المحدد وبين كيفيتة:
الكم: المعلومات، الصفحات، الأرقام
الكيف: طريقة العرض، ترتيب المعلومات والحقائق
أنواع التقارير:
هناك المعيار الشكلي للتقارير والمعيار الموضوعي
ولابد من توافر بعض الامور منها:
- واضح: يسهل الفهم والاستيعاب (واضح الهدف، الوسيلة، الاعداد، اللب، التنظيم، الارقام والحقائق)
- موجزا: يغطي الموضوع الاساسي، يعالج النقاط المهمة، يفسر الارقام، يختصر دون التأثير على الموضوع
- كاملا: شاملا يغطي كآفة الجوانب
- دقيقا: يحتوي على معلومات صحيحة
التقارير صغيرة الحجم:
- لا تزيد عدد صفحاتها عن 10 صفحات
- لا يتم ابتاع الاسلوب المنهجي
التقارير كبيرة الحجم:
تزيد عدد صفحاتها عن 100 صفحة
- يتم اتباع الاسلوب المنهجي (مقدمة - موضوع - خاتمة)
التقارير الدورية أو المتكررة:
هي عبارة عن التقارير التي توضح خط سير العمل بشكل اسبوعي او شهري او فصلي.
مراحل عملية كتابة التقارير:
1- التخطيط: تدوين الملاحظات التي تخطر بالبال وكتابة الموضوعات التي تمثل صلب الموضوع أو تساعد على بلورته.
2- كتابة المسودة: تكتب الافكار دون تسلسل او ترتيب او تنظيم لكي لا تنسى الافكار ثم كتابة مسودة موجزة
3- المراجعة الاولية: الفائدة منها تحسين المسودة وحذف التفاصيل غير الضرورية.
4- المراجعة النهائية: بعد مراجعة المسودة النهائية نبدأ باعداد النسخة النهائية ثم مراجعة الاخطاء النحوية والاملائية ان وجدت ثم وضع علامات الترقيم
علامات الترقيم:
الفاصلة أو الشولة ،
الفاصلة المنقوطة :
علامة الاستفهام ؟
علامة التعجب أو التأثر !
النقطة .
النقطتان الرأسيتان :
النقط الثلاث او علامة الحذف ...
المزدوجان او علامة التنصيص " "
القوسان ( )
المعقوفان [ ]
الشرطة او الوصلة -
علامة الاعتراض (- - )
خطوات إعداد التقرير
• يمر إعداد التقرير بالخطوات التالية :
١. التحديد الواضح والدقيق للمشكلة أو الموضوع المطلوب إعداد تقرير بشأنه .
٢. تحليل المشكلة أو الموضوع بهدف تحديد نطاق التقرير وتحديد الأسئلة التي
يهدف التقرير للإجابة عليها .
٣. وضع خطة أو جدول عمل أو برنامج للخطوات التي تتبع لإعداد التقرير .
٤. القيام بالألأبحاث والدراسات اللالازمة ( البحث عن الحقائق )
٥. تنظيم الحقائق التي أسفر عنها الأبحاث والدراسات السابقة .
٦. تفسير الحقائق إذا كان التقرير تفسيرياً .
٧. إعداد المسودة الأولى للتقرير .
٨. كتابة التقرير في صورته النهائية ، وتحريره بعد إدخال أو حذف المطلوب .
عناصر كتابة التقریر:
المقدمة
بناء هيكل التقرير
الخاتمة
الهيكل العام للتقرير:
أولاً:
• العنوان
• المقدمة
• صلب الموضوع
• نهاية التقرير
أ/ العنوان :
• هل يوضح العنوان الفكرة بالكامل أم لا ؟
• هل يوضح العنوان الفكرة التي تريدها فقط أم أنه يزيد على ذلك ؟
• هل يبدو العنوان أصلياً أو فيه نوع من الالافتعال ؟
ب/ المقدمة :
• هل تشرح المقدمة الأهداف أو الأسباب التي دعت إلى كتابة
التقرير ؟
• وهل توضح أهمية التقرير ؟
• ج/ صلب الموضوع :
• هل يتبع العناصر التي وضعتها ؟
• هل هذا هو التسلسل المنطقي لأفكارك ؟
• هل تمت تغطية جميع النقاط التي قمت بوضعها ضمن العناصر ؟
• هل ترى بأن هناك نقاط أخرى يجب إضافتها ؟
• هل تم وضع النقاط الجديدة في الأماكن المناسبة لها ؟
• ما هو النموذج المنطقي الذي تتبعه ؟
– هل هو الترتيب الزمني أو التاريخي ؟
– هل هو تسلسلي من العام إلى الخاص ؟
– هل هو من الأقل أهمية إلى الأكثر أهمية ؟
– هل لديك نموذج آخر ؟
• هل أنت ملتزم بنموذج واحد ؟ هل لديك أسباب لتغير النموذج السابق ؟
• د/ نهاية التقرير :
• هل لديك حقائق جديدة أو أفكار جديدة ؟
• هل هذه النهايات تبدو كإفادات مقنعة أو تجميع أم
صدى أم اقتراحات ؟
ثانياً :
المحتويات
الحقائق
الأفكار
• أ/ الحقائق :
• راجع الحقائق وتأكد منها ، هل هي حقائق معروفة
للجميع ولا تحتاج إلى أدله أنها حقائق تحتاج إلى أدلة
وأمثلة تدعمها ؟
• إذا كان معظم التقرير يحتوي على حقائق لا تحتاج
إلى أدله ، اسأل نفسك : هل الموضوع الذي كتبت
عنه في تقريري موضوع جديد ويستحق فع ً لا الكتابة
عنه ؟
• ب/ الأفكار :
• هل تحمل كل فكرة ما تقصده بالضبط ؟
• هل هنالك أفكار مجردة ، لا تدعمها حقائق ؟ هل قمت بتقديم حقائق
كافية ؟ هل الحقائق تدعم الأفكار التي أوردتها ؟
• هل هناك حقائق تحتاج إلى استنتاجات لم تقم بإضافتها ؟ وهل يجب
إضافتها ؟
• هل هنالك بعض الألأفكار ترتبط بأفكار أخرى لم تقم بإضافتها ؟ وهل
تركت بعض الخطوات دون أن تقوم بإضافتها ؟
• هل هناك بعض الأفكار التي تقود إلى استنتاجات أخرى ؟ وربما
تكون قد وضعتها في مكان غير مناسب في التقرير ؟
• هل قمت باختيار أفضل الحقائق لكل فكرة ؟ إذا رأيت بعض الحقائق
ضعيفة أبحث عن أفكار إضافية لتدعيمها
ثالثاً:
– الآلية
– الفقرة
– الربط – الجل
– الكلمات
– علامات الترقيم
• أ/ الفقرة :
• هل تحتوى كل فقرة على فكرة واحدة فقط ؟ إذا تعذر
تغطية المعنى في فقرة واحدة يمكن استخدام عدد من
الفقرات مع التركيز على :
بدء الفقرة بالجملة الأساس التي تحمل الفكرة الرئیسة
الدخول مباشرة في الفكرة الأساس كما لو أنھا ھي الجملة الأخیرة
إذا وجدت بعد المراجعة بأن الفقرة تحتوي على أكثر من فكرة أساس
قسمھا بحیث تشمل كل فقرة على فكرة واحدة
• ب/ الربط :
• يجب أن ترتبط أفكارك مع بعضها البعض بطريقة
جيده .
• فعند إحساسك بأن هنالك فاصلالاً واضحاً أو قفزاً بين
الجمل ، سواء كان ذلك الفاصل أو القفز منطقياً أو
لغوياً ، فاستعمل كلمات وجمل الربط .
• ج/ الجمل :
• يجب أن تكون الجمل متنوعة في تركيبها وأطوالها ، فهل
الجمل التي استخدامها تحقق هذا الشرط ؟ ولا تنس أن
الجمل القصيرة أفضل بكثير للتقرير لأنها :
• تساعد في التحاشي الأخطاء النحوية .
• تساعد في عملية المراجعة والتنقيح .
• تريح من صعوبة التعامل مع علامات الترقيم الكثيرة .
• د/ الكلمات :
• هل هناك كلمات لا تعبر بإيجاز عن كقصدك ؟ استبدل أي
كلمة من هذا النوع .
• إذا ساورتك الشكوك بأن كتابة الكلمة إملائياً تبدو غير مناسبة فراجع القاموس .
• هل كل الجمل التي كتبتها صحيحة نحوياً ؟
• حاول عدم استخدام كلمات كثيرة إذا كانت كلمة واحدة تكفي ؟
• استعمل كلمات عادية مألوفة، وابتعد عن الكلمات الغريبة أو الشاذة.
• استعمل كلمات مختصرة وذات دلالة واضحة بدلاً من الإسهاب.
الشكل النھائي للتقریر:
١. صفحة العنوان
٢. فھرس المحتوى
٣. قائمة الجداول والأشكال
٤. المستخلص ( الخلاصة )
٥. المقدمة
٦. صلب الموضوع
٧. الخاتمة / الخلاصة
٨. والتوصیات
٩. الملاحق
10. المراجع
صفحة العنوان
– يكتب العنوان على أعلى الصفحة بأحرف كبيرة وسميكة
مقارنة بأحرف التقرير
– يجب أن يحمل العنوان مضمون التقرير ( مقترحات /
دراسة / تقديم عمل )
– يكتب في الجزء الأسفل من الصفحة معد التقرير
والتاريخ
فهرس المحتوى
• الهدف من كتابته هو تمكين القارئ من الاطلاع على
محتويات التقرير بسرعة، وبالتالي تحديد الموضوع الذي يود
قراءته.
• اجعل بنود المحتويات الرئيسية والفرعية محددة ومعبرة بدلاً
من أن تكون مبهمة.
• يمكنك التغاضي عن جدول المحتويات في حالة التقارير
القصيرة.
قائمة الجداول والأشكال
• إذا كان لديك جداول وأشكال في تقريرك خصص لها
صفحة خاصة تعرف ب"فهرس الجداول والأشكال”
• إذا كان التقرير قصير يمكن دمج الجداول مع
الصفحات
المستلخص
• يكون المستلخص في بداية التقرير.
• يعتمد طول المستلخص على حجم التقرير نفسه.
• تتراوح المستخلصات من عدة أسطر إلى صفحة كاملة.
• لابد ان يوضح فيه الموضوع وأهدافه وما تم التوصل إليه
من نتائج بلغة سهله موجزه.
المقدمة
• ُتمثّل تقديماً لموضوع التقرير.
• يمكن تقسيماً إلى قسمين أو ثلاثة أقسام اعتماداً على
حجم التقرير.
• يمكن أن يحمل كل قسم من هذه الأقسام عنواناً
مناسباً.
• للمقدمة أقسام، وأقسامها هي:
– تعريف مختصر بالموضوع.
– أهداف كتابة التقرير.
– قد تشتمل على معلومات عن طالب التقرير أو الجهةالمقدم إليها التقرير.
• ما تقوم بكتابته في المقدمة يعتمد أساساً على نوع التقرير.
• يجب أن تكون المقدمة موجزة وكافية لإيصال ما تريد منمعلومات للقارئ.
• يحمل عنوان المقدمة دائماً نفس الاسم "المقدمة".
• تحمل المقدمة دائماً الصفحة رقم ( ١ ) في الترقيم.
صلب الموضوع
• يبدأ موضوع التقرير بعد المقدمة مباشرة.
• يقسم إلى عدة أجزاء رئيسية، وتحتوي الأجزاء الرئيسية
منه على أجزاء فرعية.
• تحمل كل الأجزاء سواء كانت الرئيسية أو الفرعية منها
عناوين رئيسية وعناوين جانبية ذات مغزى.
• يتم إدخال نظام ترقيم العناوين في بعض التقارير.
• استخدم طريقة وضع الخطوط أو العناوين في صناديق
لتمنح تقريرك الوضوح في القراءة والتنسيق.
• يمكن أن تدعم تقريرك بالأشكال والصور إذا كانت هنالك
حاجة إلى ذلك.
الخاتمة / التوصيات
• يمثل هذا القسم ختام التقرير.
• يمكن أن يحمل عنواناً وصفيًا أو أن يحمل اسم
"الخاتمة" أو "التوصيات".
هناك ثلاثة عناصر رئيسية لهذا القسم وهي:
• – فكرة مختصرة عن الموضوع.
– ما تم التوصل إليه من نتائج.
– التوصيات التي يود معد التقرير توصيلها.
الملاحق
• يختص هذا القسم بالمعلومات الفنية البحتة التي تدعم الأفكارالواردة في التقرير.
• ربما تحتوي الملاحق على مواد مطولة أو كثيرة التفاصيل يصعب إدراجها في لب التقرير.
ومن الأمثلة على هذه المواد:
الاستبانات، نماذج، أسئلة، رسوم بیانیة، مذكرة، أشكال، جداول، وثائق رسمیة
المراجع :
یتم ترتیب المراجع
حسب النظام المتبع
في البحوث الأكادیمیة
إرسال التقرير النهائي
• يتم إرسال التقرير إلى المعنيه بموجب خطاب إرسال
يشار فيه إلى ماهية التقرير والاستنتاجات والتوصيات
نتيجة التقرير
• قد يتم قبول التقرير بشكل كامل
• رفض التقرير بشكل كامل
• قبول التقرير مع بعض التعديلات
• قبول التقرير مع تأجيل عمليه التنفيذ
• حفظ التقرير لدى المسؤل حتى يجد الوقت الكافي
لقرائته
عشر نصائح ليكون تقريرك فعالا:
١. أن يكون كاملا، دقيقا وصادقا
٢. أن يكون مختصرا بقدر الإمكان وبسيطاً
٣. أن يكون موضوعياً غير محكوم بأرائك ورغباتك وأحكامك الشخصية
٤. له بداية ووسط ونهاية
٥. له ترتيب وتتابع منطقي وتقسيم وترقيم الألأجزاء
٦. أن يكتب في لغة واضحة ومباشره
٧. أن يقدم في الوقت المطلوب تقديمه فيه ( الملائم)
٨. استخدام الإيضاحات البيانية كلما كان ذلك ممكنا
٩. أن تكون له خلاصه تعبر عن معطيات التقرير
10 . خاليا من الأخطاء
